COVID-19 y teletrabajo. Las empresas sometidas a un gran examen final.

Circunstancias  como la que estamos viviendo ponen de manifiesto que es necesario que la empresa española apueste más por la movilidad y el teletrabajo. 

Según la UGT, Los convenios colectivos que recogen el Teletrabajo no llegan al 4% y según datos de 2017 del Instituto Nacional de Estadística, tan solo el 27% de las compañías incentivaban el hábito del teletrabajo en nuestro país, pero solo un 3% lo practica habitualmente.

Frente a este escenario, donde la empresa Española parece no estar preparada para el teletrabajo, a las empresas de Tecnología y Transformación Digital como Elantia, nos supone un enorme reto el poder ofrecer soluciones de urgencia.

Analicemos algunos puntos:

Telefonía:

Sistemas telefónicos heredados de más de 10 años.

Las empresas con más dificultades para adaptar su sistema telefónico  al teletrabajo son aquellas que aún tienen sistemas telefónicos heredados o Legacy, del  tipo:

  •  Instalaciones de centralitas físicas en la sede con terminales telefónicos analógicos en cada mesa. Estas instalaciones suelen tener más de 10 años y no permiten añadir extensiones remotas. La configuración de las mismas es compleja para hacer cambios ágiles de configuración y desvíos.

Posibilidades de teletrabajo:

Si aún tenemos este tipo de centralita en nuestro negocio hay pocas cosas que se pueden hacer para el teletrabajo debido a sus limitaciones técnicas. Si nos encontramos en esta situación, lo más probable es que se opte por hacer un desvío en el operador de la numeración importante hacia algunos móviles de personas responsables que recojan las llamadas y den curso a las tareas.

Otra opción puede ser contratar un servicio de secretaría virtual y desviar nuestra numeración a ellos para que luego nos reenvíen a cada móvil de nuestro equipo de trabajo según el tipo de llamada. Las llamadas salientes las realizará cada empleado desde su número móvil asignado.

Sistemas telefónicos en la nube.

Las empresas que tienen migrado su sistema de telefonía a sistemas Cloud o sistemas en la nube, tienen las mejores posibilidades para el teletrabajo. Son del tipo:

  • Centralitas IP instaladas normalmente hace menos de 10 años, generalmente con Movistar, Vodafone, Orange, Voz Telecom.. que  no llevan instalación de centralita en la sede local, sino que van conectadas a través de una conexión a Internet dedicada o con tráfico de voz asignado. (QoS).

Posibilidades de teletrabajo:

Este tipo de instalaciones permite ampliar, añadir extensiones a la centralita de una manera fácil y asignarlas a las personas que vayan  a tener Teletrabajo. Las llamadas salientes serán de la misma forma que si estuviera en la oficina y también las llamadas entrantes ya que todo forma parte de la misma centralita.

ERP. Facturación y Presupuestos:

ERP en instalaciones On Premise. (en local).

La mayoría de los programas actuales de gestión de la  facturación, presupuestos, nóminas almacén, etc… llamados ERP, se encuentran instalados en servidores locales en las propias  oficinas, en servidores instalados de forma local a los cuales accedemos por medio de ordenadores conectados en red local a ellos.

Para las conexiones remotas a estos servidores, se usan conexiones de escritorio remoto (RDS) dando la posibilidad a los usuarios de conectarse remotamente a estos servidores, y por tanto al programa de facturación desde cualquier parte. 

Configurar un sistema de conexiones remotas RDS requiere de un servidor dedicado a esto, con memoria ram y procesamiento computada  por usuario y licencias de software que no suelen ser económicas. Además, los ataques continuos a este tipo de configuraciones cada vez es mayor.

Posibilidades de teletrabajo:

Si tenemos un sistema ERP instalado en local entonces, para acceder en remoto podemos:

  • Configurar un sistema VPN desde el ordenador remoto hasta el servidor y realizar una conexión de escritorio remoto.  Por ejemplo, con este proveedor de VPN.
  • Configurar un acceso remoto a nuestro ordenador de la oficina y desde él, entonces ejecutar los programas habituales. Esta configuración no es del todo recomendada porque siempre dependeremos de que el ordenador esté encendido, de que si se bloquea necesitaremos a alguien que lo reinicie, etc.. 

Ejemplos de software para conexión remota a nuestros equipos de la oficina pueden ser:

ERP en instalaciones Cloud.

Las empresas que ya dispongan de su software ERP en la nube, como lo hacemos en Elantia con FacturaDirecta, ya pueden acceder al software desde cualquier ubicación de forma segura para realizar presupuestos, facturas, controlar bancos, etc…

Otro proveedor de nuestra confianza es Holded, que ofrece muchas posibilidades de gestión en la nube, sin necesidad de instalaciones en local, ni mantenimiento de servidores o técnicos.

Posibilidades de teletrabajo:

  • Acceder al software desde cualquier ubicación. Como hacemos con los accesos a los bancos. Todo funciona mediante un navegador y es muy rápido de utilizar.

Acceso a la Documentación:

Otro aspecto importante para el teletrabajo es el acceso a la documentación y la manera en que la compartimos los documentos con el resto de los compañeros. 

Sistemas de Gestión Documental On Premise. (en local)

Si la documentación de tu  negocio se encuentra en una carpeta del servidor, a la cual accedemos desde los ordenadores mediante una unidad de red, estamos frente a un sistema Legacy o Heredado (Obsoleto), que ofrece pocas posibilidades para el teletrabajo. 

Posibilidades de teletrabajo:

  • Conexiones remotas al ordenador de la oficina mediante los software anteriormente enumerados y desde ahí, trabajar con los documentos. La experiencia de uso no es muy buena ya que hay retardos en la visualización y movimientos de ratón.

Sistemas de Gestión Documental en la Nube.

Este es uno de los puntos en la  transformación digital que desde Elantia vemos mayor progreso en las empresas. Muchos de nuestros clientes ya han optado por contratar un sistema Cloud (en la nube) para la Gestión Documental y el trabajo en equipo. Para nosotros, creemos que actualmente la herramienta que mejor funciona es Google G Suite, aunque también existen otras plataformas de Gestión Documental en la nube como Microsoft Office 365 o Dropbox.

Posibilidades de teletrabajo:

  • Los empleados pueden acceder mediante navegador, al igual que hacemos con los bancos, a toda la documentación: se puede editar, hacer o corregir documentos, enviar o imprimir, compartir con nuestros compañeros y todo en tiempo real sin necesidad de conexiones complejas a servidores locales.

¿Necesitas ayuda para analizar la situación de tu empresa y poder facilitar el teletrabajo?

Podemos tener una reunión online.

Correo Electrónico:

El correo electrónico es uno de los sistemas más antiguos que está casi migrado completamente a la nube. Son pocas las empresas que todavía usan servidores de correo propios instalados On Premise. (en local).

Aunque tengamos el correo ya en la nube, podemos hacer dos diferencias, los sistemas de correo electrónico basados en hosting y los sistemas de correo electrónico basados en soluciones profesionales Cloud como Google G Suite o Office 365.

Sistemas de correo electrónico en Hosting 

La mayoría de los hosting nos ofrecen el acceso al correo electrónico por Webmail, esto significa que desde un navegador ya podemos acceder al correo electrónico. Normalmente el acceso es algo así:  https://webmail.tunombrededominio

Aunque normalmente estos sistemas tienen pocas funcionalidades, tienen poco espacio de almacenamiento con lo que normalmente descargamos todo el correo al ordenador, así que cuando entremos por Webmail, no veremos todos los correos, es decir, los antiguos, con lo que nuestro trabajo estará limitado.

Por otro lado, no suelen tener las firmas y los pies de correo configurados, con la consiguiente pérdida o degradación de la imagen de marca.

Posibilidades de teletrabajo:

  • Acceder a nuestra cuenta de correo mediante navegador por WEBMAIL para consultar correos y responder, normalmente sin acceso al histórico de correos y sin firmas corporativas en los pies de los mismos.

Sistemas de correo electrónico en Cloud. (en nube)

 Los sistemas de correo incorporados en las plataformas Google G Suite o Microsoft Office 365 son las mejores herramientas informáticas para el teletrabajo.

El correo en su totalidad y con todas sus funcionalidades es accesible mediante navegador y desde cualquier ubicación.

Posibilidades de teletrabajo:

  • Conectarnos al correo electrónico corporativo de la misma manera que en la oficina, con todas la funcionalidades, mediante navegador.
  • Compartir citas, calendarios, tareas y documentos con los compañeros.


Prevención de Riesgos laborales.

No debemos olvidar que también cuando realizamos Teletrabajo debemos hacerlo en condiciones adecuadas de salud e higiene. 

Aquí les dejamos un enlace a un documento  con un excelente análisis. 

¿Necesitas ayuda para analizar la situación de tu empresa y poder facilitar el teletrabajo?

Podemos tener una reunión online.

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